Panduan Memesan Snack Box untuk Acara Kantor

Pesan konsumsi H-1 dan berharap semuanya beres memang kadang berhasil. Tetapi lebih sering yang terjadi begini: jumlah peserta berubah tiga kali, anggaran baru disetujui sehari sebelumnya, dan alamat pengiriman ternyata belum lengkap. Snack box (sebagian orang menulisnya snackbox) memang praktis, tetapi kepraktisan itu baru terasa kalau pemesanannya direncanakan dengan urutan yang benar.

Panduan ini merangkum urutan tersebut dalam lima langkah, ditambah checklist dari seminggu sebelum acara sampai hari-H. Cocok untuk Anda di bagian HR, GA, atau office management yang baru pertama kali mengurus konsumsi acara, maupun yang ingin merapikan prosesnya.

Langkah 1: Tentukan jumlah box

Rumus yang mudah diingat:

jumlah box = peserta yang sudah konfirmasi + panitia dan pembicara + cadangan

• Peserta konfirmasi. Pakai jumlah yang sudah pasti hadir, bukan jumlah undangan.
• Panitia dan pembicara. Orang yang bekerja di balik acara juga makan, dan sering tidak masuk daftar hadir.
• Cadangan. Banyak panitia menambahkan sekitar 5 sampai 10 persen. Untuk rapat internal dengan peserta tetap, 5 persen biasanya cukup. Untuk acara terbuka, sisakan lebih banyak. Angka ini saran perencanaan, bukan ketentuan pemesanan.

Contohnya, 45 peserta konfirmasi ditambah 5 panitia dan pembicara memberi 50 orang. Dengan cadangan 10 persen, Anda memesan 55 box. Perlu diingat bahwa minimum pemesanan di BiteBox adalah 30 box per paket.

Tabel jumlah untuk rapat ada di Snack Box Meeting, sedangkan acara dengan peserta ratusan orang dibahas di Snack Box Seminar. Untuk hitungan lengkap acara berukuran 100 orang, baca cara menghitung snack box untuk 100 peserta.

Langkah 2: Hitung anggaran

Harga snack box dihitung per box, jadi total mudah dihitung: jumlah box dikali harga per box, ditambah ongkos kirim. Harga paket BiteBox dimulai dari Rp16.000 per box. Dengan harga itu, 55 box menghasilkan subtotal Rp880.000 (saat ini gratis ongkir). Minuman dan pajak bila berlaku dihitung terpisah.

Sebelum mengajukan anggaran ke atasan atau finance, lihat rincian per paket di Harga Snack Box. Setiap halaman paket juga menyediakan surat penawaran PDF yang bisa langsung dilampirkan.

Langkah 3: Pilih paket dan isi box

Dua pertimbangan menentukan pilihan paket: siapa yang hadir dan berapa lama acaranya. Rapat internal singkat jarang membutuhkan paket teratas. Tamu eksternal, klien, atau acara yang berlangsung berjam-jam lebih pantas dengan paket yang lebih tinggi. Bandingkan semuanya di Paket Snack Box.

Setelah paket dipilih, susun isinya. Beberapa panduan sederhana:

• Seimbangkan manis dan asin. Peserta berbeda selera, dan campuran keduanya aman untuk hampir semua kelompok.
• Sesuaikan dengan waktu. Acara pagi atau siang cenderung butuh lebih banyak snack asin yang mengenyangkan, sedangkan sesi sore lebih ringan.
• Catat pantangan lebih awal. Kumpulkan informasi alergi atau pantangan saat peserta mendaftar, lalu tulis di kolom catatan pesanan. Untuk permintaan di luar pilihan menu, tanyakan lebih dulu lewat WhatsApp.

Langkah 4: Tentukan jadwal pemesanan

BiteBox menyarankan pemesanan minimal H-2 sebelum acara supaya ketersediaan menu terjamin. Untuk acara besar atau yang membutuhkan persetujuan anggaran, mulailah lebih awal. Urutan berikut hanya saran perencanaan:

Langkah 5: Lengkapi detail pengiriman

Kebanyakan masalah pengiriman berasal dari alamat yang kurang lengkap, bukan dari jarak. Siapkan hal-hal ini sebelum checkout:

• Nama gedung, lantai, dan nama ruangan atau divisi penerima.
• Nama dan nomor telepon orang yang bisa dihubungi saat snack tiba.
• Aturan gedung: lokasi serah terima (lobi atau loading dock) dan jam yang diizinkan.
• Jam tiba yang diinginkan. Beri jarak waktu, misalnya 30 sampai 60 menit sebelum acara mulai, karena lalu lintas sulit diprediksi.

BiteBox melayani Jabodetabek. Tips khusus gedung perkantoran ada di Snack Box Jakarta, dan panduan untuk perusahaan di Bekasi ada di Snack Box Bekasi. Bila lokasi Anda belum pasti terjangkau, cek dulu lewat WhatsApp.

Checklist hari-H

• Kontak penerima aktif dan tahu snack akan tiba jam berapa.
• Hitung box saat tiba dan bandingkan dengan pesanan.
• Tentukan titik pembagian: satu titik untuk acara kecil, beberapa titik bila pesertanya banyak.
• Simpan beberapa box cadangan untuk peserta yang datang belakangan, lalu bagikan bila sudah jelas tidak ada yang kurang.

Kesalahan yang paling sering terjadi

1. Memesan berdasarkan jumlah undangan. Yang dihitung adalah peserta yang konfirmasi, ditambah cadangan.
2. Lupa panitia dan pembicara. Selisih sepuluh orang bisa membuat box kurang.
3. Baru memikirkan pantangan di hari-H. Kumpulkan sejak pendaftaran.
4. Alamat tanpa nama penerima. Kurir tidak tahu harus mencari siapa.
5. Memesan terlalu mepet. Pesan minimal H-2, dan lebih awal untuk acara besar.

Ringkasan

Hitung jumlah dengan rumus di atas, tentukan anggaran dari harga per box, pilih paket sesuai tamu, pesan minimal H-2, dan lengkapi detail pengiriman. Siap memesan? Mulai dari Paket Snack Box. Untuk kebutuhan perusahaan seperti invoice dan pesan ulang, baca Katering Kantor, atau lihat pilihan menu untuk acara kantor.