Cara Menghitung Snack Box untuk 100 Peserta

Angka 100 terdengar bulat dan mudah, dan justru di situlah jebakannya. Pesanan snack box untuk 100 peserta jarang berakhir di 100 box. Ada panitia, pembicara, dan tamu yang datang tanpa terdaftar, sementara sebagian peserta yang sudah mendaftar tidak jadi hadir. Panduan ini menghitungnya langkah demi langkah, lengkap dengan perkiraan biaya dan cara membagikan ratusan box tanpa antrean panjang.

Kalau Anda ingin gambaran umum proses pemesanan lebih dulu, baca panduan memesan snack box untuk acara kantor. Artikel ini fokus pada acara besar.

Hitung dari peserta yang benar-benar hadir

Mulailah dari tiga angka:

1. Peserta yang konfirmasi hadir, bukan jumlah undangan. Dalam contoh ini 100 orang.
2. Panitia, pembicara, MC, dan petugas yang ikut mengonsumsi. Dalam contoh ini kami memakai 10 orang; angka Anda bisa berbeda.
3. Cadangan untuk yang datang belakangan atau salah hitung.

Cadangan sebaiknya mengikuti sifat acaranya. Ini saran perencanaan, bukan ketentuan pemesanan:

Acara berbayar atau dengan undangan tertutup biasanya berada di antara keduanya. Semakin longgar kontrol daftar hadir, semakin besar cadangan yang masuk akal. Selisih sekitar 5 box antara dua skenario itu kecil dibanding risiko peserta yang tidak kebagian.

Perkiraan biaya untuk 116 box

Dengan 116 box, berikut subtotal untuk tiap paket berdasarkan harga per box yang berlaku saat ini. Angka mengikuti daftar paket BiteBox, sehingga selalu diperbarui bila harga berubah.

Saat ini pengiriman gratis ongkir. Minuman dan pajak (bila berlaku) dihitung terpisah, dan angka final selalu tampil di keranjang sebelum Anda mengonfirmasi. Uang muka (DP) sebesar 50% dari total setelah pesanan dikonfirmasi.

Contoh cara membacanya: naik dari Paket Easy ke Paket Daily menambah sekitar Rp754.000 untuk seluruh 116 box. Itu bahan pertimbangan yang konkret saat menawar anggaran ke atasan atau finance. Rincian lengkap ada di Harga Snack Box, dan setiap halaman paket menyediakan surat penawaran PDF.

Bagaimana bila ada lebih dari satu sesi istirahat?

Hitungan di atas untuk satu kali pembagian. Kalau acara Anda punya dua sesi istirahat, misalnya coffee break pagi dan sore, jumlah box ikut berlipat: dua sesi dengan 116 box per sesi berarti 232 box. Kabari tim kami lewat WhatsApp jam istirahat Anda agar pengantarannya bisa dikoordinasikan.

Sebaiknya jangan memesan semuanya untuk dibagikan sekaligus di pagi hari. Snack yang baru dimakan sore hari akan kurang segar, jadi lebih baik tiap sesi punya pengiriman sendiri.

Membagikan 116 box tanpa antrean

Pesanan yang benar bisa tetap berantakan di lokasi kalau pembagiannya tidak dipikirkan. Beberapa hal praktis:

• Gunakan beberapa titik ambil. Untuk 100 orang, dua sampai empat titik lebih cepat daripada satu meja. Sebarkan di dekat pintu masuk ruangan atau di sisi berbeda lorong.
• Tentukan petugas per titik. Satu atau dua orang cukup untuk memastikan satu orang mengambil satu box.
• Pilih waktu pembagian. Saat registrasi cocok untuk acara singkat. Untuk acara sehari penuh, pembagian saat sesi istirahat lebih rapi. Pembahasannya ada di Snack Box Seminar.
• Siapkan tempat sementara. Ratusan box membutuhkan meja atau area yang cukup, jauh dari sinar matahari langsung dan sumber panas.
• Tahan sebagian sebagai cadangan. Bagikan sisanya setelah jelas semua peserta terlayani.

Kapan sebaiknya memesan?

BiteBox menyarankan pemesanan minimal H-2 sebelum acara. Untuk 100 peserta atau lebih, mulailah lebih awal, lalu konfirmasikan jadwal dan alamat lewat WhatsApp. Tidak ada batas atas jumlah box di form pemesanan (minimum 30 box per paket), tetapi untuk jumlah besar persiapan yang cukup selalu lebih aman.

Sertakan alamat lengkap, lantai atau nama ruangan, kontak penerima, serta aturan bongkar muat gedung. Untuk venue seperti hotel atau gedung serbaguna, informasi itu menentukan apakah snack tiba tanpa hambatan. Pengiriman melayani Jabodetabek, termasuk Jakarta dan Bekasi.

Ringkasan

1. Hitung peserta konfirmasi ditambah panitia dan pembicara.
2. Tambah cadangan: sekitar 5% untuk acara internal, sekitar 10% untuk acara terbuka.
3. Kalikan dengan harga per box paket pilihan Anda, lalu tambahkan ongkos kirim.
4. Kalikan jumlah box bila ada lebih dari satu sesi istirahat.
5. Rencanakan titik dan petugas pembagian, lalu pesan lebih awal.

Siap memesan? Bandingkan pilihan di Paket Snack Box, atau baca panduan untuk meeting dan acara kantor.